9月7日中午13：00，在闵行校区办公楼420室举行闵行校区教学楼宇屋面及外墙维修项目一期施工前与院系负责人沟通会，参加会议院系有物理系、信息系、数学系、历史系、中文系、哲学系等院系负责人；参加会议校外单位有上海建实财务监理有限公司、江苏天目建设集团有限公司中标 、上海三凯建设管理咨询有限公司三家公司负责同志。后勤保障部赵健部长和相关负责同志一起参加，会议由刘长雪副部长主持。
会上赵健部长先从做好本项大修工程的重要性谈起，本次大修工作，时间紧，任务重，工程特殊性有三，其一大修期间，师生正常在楼宇内办公学习；其二室外施工，受制于天气状况，工程完工时间无法控制；其三安全，需做好施工漏水应急措施，确保万无一失。在各院系支持配合下，本次大修推进情况良好。希望在以后的工作中，本着安全第一，质量至上宗旨，按时完成大修任务提出要求。同时希望和职能部门、相关院系加强沟通和配合，尤其是需要师生的理解和支持，才能顺利完成本次大修工作。
刘长雪从大修楼宇外观色彩确定、施工前需物业院系配合工作、尤其是要与楼宇内的师生做好沟通工作、施工期间需配合事项、安全注意事项以及日后加强沟通等多方面做了详细而具体介绍。后勤保障部从搭建临时设施与围栏开始，会张贴通知，进行友情提醒，会现场协调处理好师生关心的一些具体问题。
施工单位项目经理刘政春对工程项目进行了介绍。首先对现场施工平面布置图进行了介绍，将安全通道及围栏的位置进行了说明，期间赵健部长及院系负责人提出了建议，对物理楼建筑垃圾堆放处进行了调整,远离了安全通道，尽可能减少对师生的影响。之后对高噪音的时间段进行了优化调整，施工单位项目经理也听取了大家有益的意见，重新修改优化平面布置图，以后在施工期间尽可能少打扰师生。
施工单位及监理单位还提出的相关问题，有些需要后勤保障部加以协调。如建设单位沟通东川路大门的使用权，建设单位沟通解决施工区域绿化移位问题，建设单位沟通解决施工用电及办公用电。施工监理要求：施工单位材料进场，材料堆放至指定地点，同时搭建临时设施，施工单位资料员积极配合建设方完成前期施工许可证的手续工作；施工单位做好标示标牌工作，迎接施工许可证的审查工作；监理单位要求施工方规范搭建临时设施及围挡工作；要求进场车辆进行重量预测，对施工道路的荷载进行判断，选择最合适的施工道路等等。
院系参会负责人，就施工前准备工作、施工截止时间、噪音问题、下雨漏水问题、安全问题、车辆停放问题等等所关心的问题进行了详细询问和交流。最后，大家一致表示会大力支持本次大修工作，共同努力，助推尽快完成本次大修工作任务。